Logistyka stoi dziś przed wieloma wyzwaniami, od dokuczliwego koronowirusa po ogólne spowolnienie gospodarcze spowodowane kryzysem naftowym. Z reguły w takich czasach słabi opuszczają rynek, a silni stają się jeszcze silniejsi. Niektórzy nawet decydują się w tych trudnych czasach na założenie dostawy, której nigdy wcześniej nie mieli.
Trendy roku.
Pod koniec ubiegłego roku znana firma PwC nakreśliła pięć trendów w świecie logistyki na rok 2020. Dwa z nich koncentrują się na cyfryzacji i zmianach procesowych wynikających z wprowadzenia nowego oprogramowania. Natomiast Microsoft współpracował z PFSK, aby w swoim Playbooku 2020 podzielić się trendami na bieżący rok. A kluczowy trend, jak zapewne się domyślacie, brzmi: "Firmy z w pełni zintegrowanym informatycznie magazynem i trasą wewnątrzmiejską wyprzedzają konkurencję o 20%". Ważna liczba, prawda? I tak masz wyzwanie, aby zająć się kwestią trasowania, aby przewidzieć szereg problemów logistycznych.
Co to jest TMS?
Zasymulujmy sytuację - musimy rozwiązać wyżej wymieniony problem. Pewnie gdzieś słyszeliście, że zadania związane z routingiem rozwiązuje TMS. Pierwszą rzeczą, jaka przychodzi Ci do głowy, jest wpisanie w pole wyszukiwarki Yandex lub Google czegoś takiego jak - "program do budowania tras" lub "program do dostarczania". Wyszukiwarka szczęśliwie szereguje Cię listę stron internetowych twórców takiego oprogramowania. Ale czy wszystkie jogurty są równie korzystne? Na pewno nie! Mamy przed sobą trudny wybór. Problemem jest również to, że nie jesteśmy zbyt dobrzy w określaniu parametrów i funkcji, które przyniosą nam najwięcej korzyści. Prawda? W takim razie przejdźmy do sedna sprawy!
Najpierw trochę nudnej teorii. TMS to angielski skrót od Transportation Management System, czyli system zarządzania transportem. Najprościej mówiąc, system TMS pomaga optymalnie dostarczyć produkty z magazynu do klienta końcowego lub punktu sprzedaży po wcześniej zaplanowanej trasie, biorąc pod uwagę wymiary ładunku i inne parametry. Obecnie istnieje około 25 programów optymalizacji logistyki wewnątrzmiejskiej opracowanych w byłym Związku Radzieckim.
Mit: ERP≠TMS.
I natychmiast trzeba obalić ważny mit! Systemy ERP nie są TMS. Faktem jest, że wiele osób próbuje przenieść zadania, które powinien rozwiązać TMS, do systemu księgowego. Takie rozwiązanie jest nieefektywne. Rozważ poniższy schemat.
Tutaj widzimy, że za pomocą systemu ERP lub 1C buduje się trasę przedstawiciela handlowego, a następnego dnia wysyła się kierowców. Nieefektywność takiego podejścia polega na tym, że dziś przedstawiciel handlowy zrealizował 40 dostaw do kierowcy, a jutro będzie ich tylko 10. W tym przypadku kierowca jest zmuszony do pozostawienia wyjazdu w połowie pustego. Albo też operator będzie musiał ręcznie przeformułować zamówienia, unikając tym samym automatyzacji procesu dostawy. Jak można sobie wyobrazić, pieniądze idą w dół z tym podejściem. Jedynym prawdziwym rozwiązaniem jest podzielenie procesu dostawy na trzy etapy:
1) Przyjęcie zamówienia
2) Magazynowanie, rozliczanie i montaż (ERP, 1C)
3) Routing, dostawa, analityka (TMS)
Problemy, które napotykamy przy wyborze TMS.
Istnieją zazwyczaj dwa problemy, z którymi boryka się większość logistyków przy wyborze oprogramowania do optymalizacji dostaw:
- Wybór produktu, funkcjonalność
- Wdrażanie, wsparcie
Odpowiadając na wskazane problemy, chcielibyśmy podkreślić, że najważniejszą rzeczą jest funkcjonalność. Funkcjonalność, która rozwiązuje postawione przez Państwo zadania. Być może macie dostawę b2c lub jesteście firmą handlową i dostarczacie produkty FMCG do punktów sprzedaży detalicznej. Być może Państwa klient musi zobaczyć, jak jedzie do niego kierowca z zamówieniem, albo musicie poprawnie rozdzielić 600 zamówień na 30 kierowców. Program powinien rozwiązywać problemy odpowiednie dla Państwa formatu dostawy. Drugi to wdrożenie. Musicie ocenić firmę, która świadczy Państwu usługę. Czy TMS jest wdrażany do Państwa systemu księgowego, czy wykonywane jest modelowanie procesów, a docelowo wsparcie jakościowe po uruchomieniu programu. Jak szybko reagują i pomagają w obsłudze klienta programiści.
Składniki programu.
Nowoczesny system TMS powinien zawierać co najmniej cztery podstawowe moduły:
1. Interfejs dyspozytorski - moduł, w którym planowana jest trasa według parametrów ustawionych przez dyspozytora.
2. Aplikacja mobilna dla kierowców - serwis, za pośrednictwem którego odbywa się kontrola kierowców, a także funkcja nawigacji i pracy z aplikacjami.
3. Serwis analityczny - moduł pozwalający na poprawną ocenę pracy dostawy. Są to mapy ciepła, szacowanie współczynnika odrzuceń, którzy kierowcy mają najwięcej odrzuceń itp.
4. Serwis dla klientów - śledzenie zamówień, możliwość otrzymania informacji zwrotnej od odbiorcy zamówienia.
Rodzaje programów.
Dziś wyróżniamy dwa rodzaje oprogramowania - w chmurze i w pudełku. Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że na rynku są w większości usługi chmurowe, które działają w modelu SaaS (na zasadzie subskrypcji). Dla użytkownika końcowego, czyli dla Ciebie, usługa chmury jest zdecydowanie bardziej przyjazna dla budżetu. Rozwiązanie pudełkowe jest odpowiednie dla firm, które wymagają typowych zadań, takich jak określone trasowanie itp. Generalnie "Pudełka" skierowane są do dużych przedsiębiorstw o specyficznych zadaniach. Zazwyczaj są one dostosowane do potrzeb klienta z precyzyjną specyfikacją techniczną. W przeciwieństwie do chmury, są one przechowywane na własnych serwerach klienta.
Update.
Szukając programu warto zwrócić uwagę na to, jak często jest on aktualizowany. Przede wszystkim, regularne aktualizacje są wskaźnikiem silnego zespołu programistów. Jak na silny zespół przystało, systematycznie udoskonala swój produkt. Ciągłe dodawanie nowych funkcjonalności, usuwanie mało popularnych rozwiązań i po prostu naprawianie błędów. Najczęściej firmy ogłaszają aktualizacje na swoich portalach społecznościowych, stronach internetowych lub za pomocą e-mailingu.
Routing.
Budowanie tras dostaw to jedna z głównych funkcji każdego systemu TMS. Ale niuanse leżą w szczegółach. Czy algorytm systemu pozwala na ich rozmieszczenie tylko liniowo, czy też możliwe jest zbudowanie trasy promieniście? Na przykład dwie firmy mają różne rodzaje dostaw. W trasie liniowej oczekuje się, że miejsce docelowe kierowcy nie będzie znajdowało się w pobliżu magazynu lub bazy, ale tak, aby kierowca mógł bez problemu wrócić do domu. W trasie radialnej ostatni punkt dostawy ma znajdować się w drodze powrotnej do zajezdni. Wydaje się to skomplikowane, ale niektóre TMS-y nie są w stanie dać możliwości wyboru metody routingu.
Jak działają karty.
W WNP istnieje kilka serwisów mapowych, które są uznawane za liderów w swojej dziedzinie. Są to Yandex.Maps, Google Maps, 2Gis i OSM. Z reguły wyżej wymienione mapy są podstawą działania programów. Dodatkowo istnieją programy, które korzystają z własnych map. W tym miejscu należy zrozumieć, że mapy własnościowe są wciąż bardzo ograniczone i opracowywane na podstawie informacji źródłowych. Z reguły ich aktualizacja kosztuje trochę pieniędzy, a jakość informacji jest niska. Statystyki korków na mapach autorskich nie są brane pod uwagę, a to często wpływa na nieprawidłową konstrukcję trasy, co skutkuje opóźnieniami lub brakiem możliwości dostarczenia towaru w ogóle.
Dystrybucja według stref geograficznych.
Dodatkowym wygodnym parametrem, jest wyrażona przez algorytm możliwość podzielenia miasta na strefy lub sektory, w celu dostarczenia przez kierowców w określonych obszarach. Jest to jedna z najczęstszych cech w krajowych TMS.
Charakterystyka wagi i rozmiarów.
Wspomnieliśmy już o znaczeniu przerzutów i trasowania. Ale bez uwzględnienia wagi i wymiarów, realizacja prawidłowej dostawy jest w zasadzie problematyczna. Jeśli nie znamy cech i wymiarów towaru oraz tego, czy zmieści się on w ciężarówce, to będziemy mieli problem z tym, że jedna ciężarówka będzie załadowana do pełna, a druga do połowy. Każdy szanujący się TMS musi mieć nie tylko wagę towaru, ale i objętość naczepy.
Uwzględnianie okien czasowych.
Nie jest tajemnicą, że ci, którzy świadczą lepsze usługi, często wygrywają z konkurencją. Zdarza się, że jeden klient potrzebuje dostarczyć towar o 8:30, a inny dopiero przed obiadem lub po południu. Klientów jest wielu i czasem każdy ma inne wymagania co do dostawy produktu. Jak to zrobić? Algorytm TMS musi zbudować trasę tak, aby uwzględnione zostały wszystkie przedziały czasowe na dostawę. W przeciwnym razie musisz ręcznie budować trasy. A ręcznie, jak rozumiecie, to odejście od automatyzacji i wzrost kosztów pracy.
Rozliczenie zużycia paliwa.
Zapewne nie jest dla Państwa zaskoczeniem, że rozliczanie paliwa jest jednym z kluczowych czynników optymalizacji kosztów logistyki.
Użyteczność.
Aplikacja mobilna.
Powiedzieliśmy już, że aplikacja dla kierowcy jest jego narzędziem pracy, które pomaga mu efektywnie pracować. Taki serwis powinien być intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Podpowiedzi są ważne, gdy kierowca zapomni o jakiejś opcji. Na przykład, ile musi dostać reszty lub ile zamówień musi dziś wykonać. Ważne jest również, aby aplikacja posiadała system nawigacji, formularz opinii klienta i inne ważne punkty. Dzięki aplikacji dyspozytor w biurze widzi, kiedy kierowca wyjechał, gdzie jest teraz, czy się spóźnił, czy przyjechał na czas, czy zboczył z automatycznie wygenerowanej trasy. A może wyłączył dane komórkowe, żebyś go nie widział, i to też trzeba monitorować.Serwis klienta.
Moduł ten pozwala nam pokazać klientowi na jakim etapie dostawy w mieście znajduje się obecnie jego towar. Być może kierowca się spóźnia i klient może zostawić informację zwrotną. A może zamówienie dotarło w nie najlepszym stanie. Będziesz wiedział - przed chwilą zdarzyła się zła dostawa, musisz skontaktować się z klientem, przeprosić i zaoferować opcję bonusową, aby utrzymać jego lojalność. Opcja ta pozwala również zaoszczędzić sporo pieniędzy na rozmowach z klientami i zasadniczo automatyzuje system informacji zwrotnej.
Analityka.
Mówiąc o analityce, nie mamy na myśli banalnego raportu z tego, jak w ciągu dnia wykonywana była praca kierowców i dyspozytorów. Raport to po prostu zbiór liczb dotyczących wskaźników ilościowych. Analytics natomiast da Państwu obraz trendów. Będziecie mogli zobaczyć częstotliwość dostaw w danym obszarze geograficznie. Będziecie w stanie zrozumieć, w którym obszarze miasta jest mało dostaw, a gdzie jest ich dużo. Gdzie ludzie częściej zamawiają produkty, a gdzie nie. Być może w jakiejś odległej okolicy systematycznie się spóźniamy, lub gdzie konkretny kierowca jest nieefektywny w porównaniu z innymi. Otrzymujecie ukryte bogactwo, z którego wcześniej nie korzystaliście.
Plan - analiza faktów.
Całkiem przydatna jest funkcja analityki, gdzie wyraźnie widać na mapie, jak system zaplanował trasy kierowcy i jak kierowca faktycznie jechał. Gdzie zboczył z zaplanowanej trasy. Często kierowcy angażują się w coś, co nazywa się "arogancją". Mogą wziąć samochód, aby przenieść meble krewnego lub wrócić do domu na obiad. Zdarzały się też przypadki, że kierowca postanowił przespać się przez godzinę. Dyspozytor widzi te naruszenia na koniec dnia i może podjąć działania przeciwko kierowcy.
Dostęp do wersji demo.
Nie zdziwiłbym się, gdyby sprzedawcy każdej usługi świergotali Państwu, że ich program jest najlepszy, a inne nie są warte uwagi. Obiecują wiele możliwości, ale jak faktycznie działają? Takie rzeczy trzeba przetestować własnymi rękami. Serwisy, które nie boją się dawać darmowego użytkowania i czują, że oprogramowanie powinno być warte Państwa uwagi. Otóż ci, którzy nie zapewniają dostępu do wersji demo, powinni automatycznie trafić na sam dół Państwa listy. Często zdarza się, że "usługodawca" poprosi Państwo o podpisanie umowy na demo lub poprosi o integrację z systemem konta na demo. To nic innego jak postawienie Państwa na ich haku. Bądź ostrożny.
Wycena.
Teraz dochodzimy do bardzo ciekawego i pikantnego tematu – ceny. Na rynku krajowym istnieją dwa podejścia do wyceny usług TMS. Pierwszy to koszt za jednostkę transportu, a drugi to koszt dostawy. Być może ocena za ilość transportu jest korzystna dla tych, którzy nie mają go dużo, jeden lub dwa samochody. Ale nadal główną ideą jest optymalizacja dostaw. Musisz dojść do wniosku, że przy tej samej liczbie dostaw jest mniejsza ilość transportu. Jak widać, istnieje tutaj konflikt interesów. Dla programistów TMS korzystne jest, aby przy cenie za jednostkę transportu nie optymalizować liczby pojazdów, a raczej je zwiększać. Cena za każdą dostawę jest bardziej przyjazna i działa na Twoją wydajność.
Istnieje również różnica w cenie między oprogramowaniem w chmurze a oprogramowaniem w wersji pudełkowej. W rzeczywistości zakup pudełkowego rozwiązania = około 10-15 lat subskrypcji TMS w chmurze. Co więcej, każda aktualizacja pudełka kosztuje trochę pieniędzy, a rozwiązania chmurowe aktualizują oprogramowanie za darmo.
Wdrożenie/integracja.
Dyskutowaliśmy o funkcjonalności i cenach, czas porozmawiać o integracji. Każdy dobry TMS powinien bezproblemowo integrować się z dowolnym systemem ERP i dowolnym CRM. Jeśli tak nie jest lub program integruje się tylko z 1C, jego mobilność jest ograniczona. I tu też dzwonek do poziomu zespołu programistów. Czy tak wąscy i ograniczeni specjaliści mogą zapewnić Ci nienaganną funkcjonalność programu? Są tacy przedstawiciele oprogramowania, którzy po prostu sprzedają oprogramowanie, a integracja i wdrożenie to Twój problem i ból głowy. Deweloperzy usług są zobowiązani do jakościowego przeszkolenia Twoich pracowników w zakresie produktu. Chciałbym doradzić znalezienie dostawcy, który jest gotowy dostarczyć Państwu certyfikat wdrożenia. Wyszczególni każdy etap realizacji i Twoją akceptację dla każdego z etapów. I nie próbuj płacić abonamentu bez ukończenia wdrożenia. Zapłać za produkt, który jest już skonfigurowany i działa.
Wsparcie.
Apoteozą naszego poradnika jest zalecenie, aby wybrać system, którego zespół posiada wsparcie techniczne o jak najszybszym czasie reakcji na Wasze zgłoszenia. Nie jest tajemnicą, że w procesie wgrywania zgłoszeń z ERP do TMS mogą wystąpić problemy lub inne. Często zdarzają się nawet w nocy i rano masz start dyspozycyjny. Jeśli serwis nie potrafił Ci szybko pomóc, to znaczy, że skutecznie znalazłeś się w stanie siły wyższej i powoli zaczynasz się szarogęsić. Jeśli w ogóle nie ma usługi wsparcia, przygotuj się na stres i zakłócenia w dostawie.
Wniosek.
Relog zaleca, aby zwracać baczną uwagę na szczegóły. Zrób analizę rynku. Utwórz arkusz kalkulacyjny i wskaż, co jest, a czego nie ma w oprogramowaniu. I wybierz najlepszą funkcjonalność i obsługę w rozsądnej cenie.
